Werknemers met financiële problemen op de werkvloer: wat te doen als werkgever?

Bent u werkgever of ondersteuner van ondernemers en/of werknemers met (beginnende) financiële problemen? U kunt ernstige geldproblemen voorkomen door tijdig het gesprek over geld aan te gaan. Maar hoe doet u dat? En hoe kan een zelfstandig ondernemer zijn geldzaken weer op de rit krijgen? In dit artikel hopen wij u hierin wegwijs te maken.

Wat zijn de gevolgen en risico’s voor een werkgever bij werknemers met financiële problemen?

Volgens het Nibud heeft 62% van de werkgevers te maken met werknemers met financiële problemen. Een werkgever is al snel 13.000 euro per jaar kwijt aan een werknemer met financiële problemen die voltijds werkt en een modaal salaris verdient. Werkgevers krijgen pas laat zicht op de geldproblemen van hun personeel. Eén werknemer met financiële problemen kost een werkgever 13.000 euro per jaar. Kosten zijn opgebouwd uit:

Werknemers met financiële problemen — **Verwerken loonbeslag kost 3 uur**

Het Nibud stelt dat drie op de vijf bedrijven mensen rond heeft lopen met geldproblemen. U kunt hierbij denken aan mensen die in loondienst zijn (werknemers dus), uitzendkrachten of ingehuurde ZZP’ers die betalingsachterstanden of schulden hebben. Geldproblemen hebben vaak een grote invloed op het dagelijks functioneren, privé en op het werk. Ook voor het bedrijf heeft dit gevolgen in de vorm van kosten voor het verwerken van loonbeslagen, productiviteitsafname en kosten voor verzuim.

57% van de werkgevers ziet personeel met schulden als een groot risico voor de organisatie. De kosten zitten met name in het verwerken van loonbeslag, (ziekte)verzuim en productiviteitsverlies. Daarnaast kan de werkgever nog risico lopen vanwege diefstal, fraude en het feit dat personeel met geldproblemen vatbaarder is voor omkoping en chantage.

Feiten volgens het Rapport (nibud.nl):

Een derde van de werkgevers vindt financiële problemen bij werknemers een reden om het contract niet te verlengen;
Bijna 1 op de 5 werkgevers ziet het hebben van financiële problemen bij een werknemer als reden voor ontslag;
Ruim de helft van de werkgevers denkt dat werknemers hiervoor bang zijn;
Driekwart van de werkgevers vindt dat de financiële gezondheid van werknemers een belangrijk onderdeel van het HR-beleid binnen het bedrijf is;
80% van de werkgevers wil werknemers met geldproblemen graag ondersteunen.

Hoe kunt u als werkgever uw werknemers met financiële problemen helpen?

Het Nibud heeft een gesprekshandreiking en Signaalkaart ontwikkeld die werkgevers (iedereen die een leidinggevende of vanuit een andere ondersteunende rol dagelijks contact heeft met werkenden, zoals directeuren, HR-managers, teamleiders, adviseurs P&O, salarisadministrateurs, bedrijfsmaatschappelijk werkers en intercedenten) en ondersteuners van ondernemers (accountants, boekhouders, adviseurs, opdrachtgevers en belangenbehartigers die vanuit een ondersteunende rol contact hebben met de ondernemer) kunnen helpen een gesprek over geldproblemen aan te gaan. De Gesprekshandreiking geeft handvatten om het gesprek aan te gaan en de Signaalkaart bevat een lijst met signalen die kunnen duiden op geldproblemen. Deze middelen kunnen u helpen goed voorbereid het gesprek aan te gaan en helpen:

Te signaleren: u krijgt een lijst signalen die kunnen duiden op geldproblemen;
Het gesprek aan te gaan: u krijgt tips bij voorbereiding, ijsbrekers om het gesprek aan te vangen en manieren om met elkaar in contact te blijven;
Door te verwijzen: u leert goed door te verwijzen naar de juiste organisaties.

Via de links kunt u de Gesprekshandreiking en de Signaalkaart downloaden en opslaan:

Download de Gesprekshandreiking werkgevers NIBUD-Gesprekshandreiking-werkgevers.pdf
Download de Signaalkaart werkgevers NIBUD-Signaalkaart-werkgevers.pdf
Download de Gesprekshandreiking ondernemers Nibud-Gesprekshandreiking-ondernemers.pdf
Download de Signaalkaart ondernemers Nibud-Signaalkaart-ondernemers.pdf

Zelfstandig ondernemer en financiële problemen

Ondernemers zijn over het algemeen kwetsbaarder als het aankomt op geldzaken, omdat zij vaak wisselende inkomsten hebben. Hierdoor lopen zij een groter risico om problematische schulden te ontwikkelen. Bovendien kunnen de zakelijke en privé financiën door elkaar lopen, hetgeen ervoor zorgt dat het moeilijker is om het overzicht te bewaren. Ook zijn de inkomsten niet iedere maand hetzelfde en dient een ondernemer veel (geld)zaken zelf te regelen, bijvoorbeeld het factureren, de administratie en geld reserveren voor belastingen, ziekte en pensioen.

”Als startend ZZP’er vond ik het best moeilijk om het overzicht te behouden over de financiën. Ik moest veel spullen aanschaffen en had ook per klus extra kosten.”
Ervaring ZZP’er

Zoals hierboven reeds beschreven, vragen uw financiën als zelfstandige – met of zonder personeel – extra aandacht. Onderstaand treft u vijf tips om uw geldzaken als ondernemer goed te regelen:

1. Maak onderscheid tussen uw zakelijke en privé geldzaken

Als ondernemer is het belangrijk om een onderscheid te maken in zowel uw zakelijke als uw privé geldzaken. Indien u dit niet doet, dan verliest u gemakkelijk het overzicht. Ook zouden er hierdoor wellicht fouten in uw belastingaangifte kunnen ontstaan. Handige tips:

Open een aparte betaalrekening voor uw bedrijf.
Zorg dat al uw zakelijke inkomsten op uw zakelijke rekening worden gestort. Doe vanaf deze rekening alleen uitgaven voor uw onderneming.
Stort maandelijks een vast bedrag (uw salaris) op uw privérekening. Vanaf uw privérekening betaalt u de boodschappen, vaste lasten en andere privé-uitgaven.
Zorg dat de administratie gescheiden is. Bewaar belangrijke documenten van uw onderneming apart van de administratie van uw huishouden. Hierdoor houdt u het overzicht over uw zakelijke uitgaven en privé-uitgaven.
In de administratie van uw onderneming zitten bijvoorbeeld uw ondernemingsplan, contracten en overeenkomsten met leveranciers. Daarentegen zitten in de administratie van uw huishouden bijvoorbeeld de abonnementen, overeenkomsten met een telecom- en/of verzekeringsmaatschappij en bankgegevens.

2. Werk regelmatig de administratie bij

Een goede boekhouding zorgt ervoor dat u het overzicht kunt behouden en belastingaangifte kunt doen. Zorg ervoor dat u elk kwartaal weet hoeveel uw omzet is, hoeveel uw zakelijke kosten zijn en hoe u er financieel voorstaat. Een geordende administratie helpt u om dat overzicht te krijgen.

Als uw administratie op orde is, weet u hoe uw bedrijf er (financieel) voor staat. U kunt hiervoor gebruik maken van onderstaande tips:

Prik maandelijks een vast moment in uw agenda waarop u de administratie bijwerkt. U maakt dan uw facturen en stuurt deze op. Daarnaast kijkt u naar uw uitgaven en doet u de betalingen;
Lees uw post, documenten, brieven en e-mails regelmatig;
Controleer minimaal 1x per week uw banksaldi en alle bij- en afschrijvingen. Betaal uw rekeningen op tijd met vooraf inplannen of maak een reminder in uw agenda;
Bewaar contracten, overeenkomsten, garantiebewijzen, polissen en uw overzicht van inkomsten en uitgaven in een ordner met tabbladen. Bewaar deze ook digitaal, zodat u deze stukken altijd bij de hand heeft;
Maak voor elk kalenderjaar een nieuwe ordner en/of map op uw computer. U bent verplicht uw administratie minimaal zeven jaar te bewaren. Gegevens over onroerende zaken moet u minimaal 10 jaar bewaren;
Gebruik op uw computer dezelfde rubrieken (mappen) als in de papieren ordner;
Maak een regelmatige back-up van uw computerbestanden en administratie op een externe harde schijf of kies voor een beveiligde opslagfaciliteit ‘in the cloud’. Op deze manier raken de datagegevens nooit kwijt en u kunt er 24/7 bij;
Spreek met uw partner af wie de administratie doet en waar deze wordt bewaard, zodat u de documenten altijd kunt terugvinden als dat nodig is;
Zorg ervoor dat u facturen op tijd betaalt. Factureert u eens per maand? Stuur de rekening dan op de eerste van de volgende maand. Bent u klaar met de opdracht? Maak dan meteen diezelfde dag de factuur.

3. Verklein bedrijfsrisico’s zo veel mogelijk

Als zelfstandige heeft u te maken met risico’s die grote gevolgen met zich mee kunnen brengen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

U heeft een zakelijk conflict met één van uw klanten of leveranciers;
U wordt aansprakelijk gesteld voor schade, omdat er iets kapot is gegaan of omdat iemand gewond is geraakt;
Er ontstaat brand of er is een inbraak in uw bedrijfspand.

Vaak bent u privé verzekerd voor deze zaken. Deze verzekeringen gelden alleen niet voor uw eigen onderneming of uw zakelijke activiteiten. Het is dan ook zeer raadzaam hiervoor aparte, zakelijke verzekeringen af te sluiten, zoals een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering of een rechtsbijstandsverzekering. Daarnaast kunt u risico’s beperken door algemene voorwaarden op te stellen.

4. Zet geld opzij voor belastingen en periodes met minder inkomsten

Voor belastingen en bijdrage Zvw:

Bent u in loondienst, dan betaalt u de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) via uw werkgever. Als zzp’er betaalt u deze bijdrage 1x per jaar zelf. Dit geldt ook voor de inkomstenbelasting (1x per jaar).
Zet een derde van uw winst opzij op een spaarrekening. Hiervan kunt u de inkomstenbelasting en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) betalen als u belastingaangifte heeft gedaan. Werkt u daarnaast nog in loondienst? Of heeft u nog andere inkomsten? Dan is het aan te raden om de helft van uw winst opzij te zetten.
Betaalt u de inkomstenbelasting en bijdrage Zvw liever maandelijks? Vraag dan een voorlopige aanslag aan bij de Belastingdienst. Als aan het einde van het kalenderjaar blijkt dat u te veel heeft betaald, dan krijgt u het te veel betaalde bedrag terug van de Belastingdienst. Dit is vaak een paar maanden nadat u de aangifte inkomstenbelasting heeft opgestuurd.

Voor periodes met minder inkomsten:

Omdat uw inkomsten als ondernemer elke maand verschillen, is het belangrijk om te weten hoeveel geld u elke maand minimaal nodig heeft voor de vaste lasten en noodzakelijke uitgaven. Heeft u meer inkomsten? Zet die dan opzij voor periodes met minder inkomsten. Heeft u een maand minder inkomen dan nodig? Dan kunt u het geld gebruiken dat op een aparte (spaar)rekening heeft gezet, gebruiken.

5. Zorg dat u iets regelt voor ziekte, arbeidsongeschiktheid en pensioen

Als u als zelfstandige niets zelf regelt voor uw pensioen, ontvangt u AOW plus het pensioen dat u heeft opgebouwd bij pensioenfondsen en -verzekeraars via uw (oud)werkgevers. Op mijnpensioenoverzicht ziet u hoeveel u naar verwachting krijgt als u met pensioen gaat. Wilt u geld opzij gaan zetten voor uw pensioen? Dan zijn er verschillende mogelijkheden. Denk hierbij aan:

Bent u op dit moment nog in loondienst, ga dan door met pensioen opbouwen via de pensioenregeling van uw (oud)werkgever. Vraag bij uw pensioenfonds na of dit kan en wat de kosten hiervan zijn;
Sluit een lijfrenteverzekering af of open een bankspaarrekening voor uw pensioen. Let op! Er zijn een aantal beroepen en twee sectoren waarin u als zelfstandige verplicht deelneemt aan de pensioenregeling die daarvoor geldt;
U kunt ook kijken of u uw uitgaven na uw pensioen kunt verminderen, bijvoorbeeld door de hypotheek eerder af te lossen.

Benieuwd hoe u als zelfstandig ondernemer uw geldzaken wellicht beter kunt regelen? Vul dan de online tool Geldplan ZZP in om tips te krijgen om de geldzaken in goede banen te leiden: Geldplan ZZP – Startpunt Geldzaken – Nibud

Wat kan 072 Bewind en Inkomensbeheer betekenen voor een werkgever die werknemers met financiële problemen in dienst heeft?

Wij bieden beschermingsbewind voor particulieren met én zonder schulden en kleine ondernemers/zzp’ers. Naast bewindvoering bieden wij ook budgetbeheer aan. Zowel bij bewindvoering als bij budgetbeheer nemen wij de handelingen omtrent de financiën over. Zodoende ontstaat er financiële rust, zodat uw werknemer weer volledig gefocust is op zijn/haar werk.

Heeft u als werkgever vermoedelijk werknemers in dienst met financiële problemen? En maakt u zich zorgen om zijn/haar financiën? Twijfelt u nog om het gesprek hierover aan te gaan met uw werknemer(s) of dat u uw werknemer(s) adviseert de financiën uit handen te geven aan een professionele bewindvoerder en/of budgetbeheerder? Neem dan vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.